Proteger la privacidad y la confidencialidad de la información acerca de nuestros clientes es muy importante para American Family Life Assurance Company of Columbus y American Family Life Assurance Company of New York(conjuntamente, “Aflac”). Por consiguiente, en todo lo que hacemos nos esforzamos por cumplir con cada una de las siguientes prácticas:
- No vendemos, alquilamos, arrendamos ni divulgamos información personal sobre nuestros clientes para fines que no estén relacionados con nuestros productos y servicios. La información personal de nuestros clientes es de fundamental importancia para nosotros. Por consiguiente, proporcionamos esta información únicamente a nuestros empleados, agentes y terceras partes en la extensión requerida para permitirles que nos ayuden a desarrollar y proporcionar nuestros productos y servicios de seguros y beneficios los empleados.
- Trabajamos para garantizar la integridad y la seguridad de la información. Utilizamos herramientas tecnológicas y diseñamos nuestras prácticas comerciales para ayudar a asegurar que la información personal de nuestros clientes sea obtenida, archivada y procesada correctamente. También trabajamos para conservar la seguridad de, y el acceso interno y externo a, la información personal de nuestros clientes a través de la utilización de nuestras prácticas tecnológicas y comerciales.
- Esperamos que nuestros agentes y empleados respeten la información personal de nuestros clientes. Aflac tiene políticas y prácticas comerciales para asegurar que nuestros empleados y agentes cumplan estas prácticas y protejan la información personal de nuestros clientes. Tanto los empleados como los agentes están sujetos a censura, cese o despido por la violación de estas políticas.
Estas Prácticas de Privacidad aplican a nuestros clientes en Estados Unidos. Debido a las diferencias legales y culturales, nuestras prácticas pueden variar fuera de Estados Unidos.
Obtención de la información
Como parte de los procedimientos normales de suscripción y operación de Aflac, Aflac (y los agentes que actúan en nuestro nombre) necesitan obtener información para determinar la elegibilidad individual para nuestros productos y servicios, y para desempeñar nuestras funciones del seguro. Aflac y nuestros agentes pueden obtener información personal que no sea de carácter público (que incluye tanto la información personal financiera de carácter no público y la información personal sobre la salud de carácter no público) acerca de los clientes de Aflac, incluyendo:
- Información de nuestros clientes (incluyendo nombres, direcciones, información financiera y sobre la salud);
- Información de las transacciones de los clientes con Aflac o con nuestros agentes (incluyendo reclamaciones e información de pagos);
- Información de compañías de información crediticia (incluyendo la solvencia crediticia e historia crediticia), agencias de registros de vehículos de motor (incluyendo informes sobre accidentes e infracciones), investigadores (incluyendo información en general relacionada con la participación en actividades peligrosas), organizaciones de respaldo de seguros tales como la Medical Information Bureau, Inc. (Agencia de Información Médica) (incluyendo reclamaciones, y el historial de solicitud de seguros y atención médica), y los prestadores de servicios médicos de los clientes (incluyendo las historias clínicas), empleadores (incluyendo información sobre sueldos y beneficios) y familiares.
Divulgación de la información
Aflac puede divulgar la información personal y financiera de carácter no público obtenida, según se detalla arriba, y la información acerca de sus transacciones con nosotros (como su póliza de cobertura, primas, y el historial de pagos) a nuestros agentes o a terceros que desempeñan servicios para nosotros o funciones en nuestro nombre, incluyendo en algunas circunstancias la comercialización de los productos de Aflac. También podemos divulgar la información personal financiera de carácter no público obtenida a terceros previa autorización suya, o según lo exigido o permitido por ley.
Nuestros agentes divulgarán la información personal financiera de carácter no público de nuestros clientes únicamente mientras actúen en nombre de Aflac y, además, realizarán tales divulgaciones únicamente según lo permitido específicamente por Aflac.
Ni Aflac ni nuestros agentes utilizarán o compartirán con terceros información personal sobre la salud de carácter no público sobre los clientes de Aflac para ningún fin que no sea el de desempeño de las funciones del seguro por Aflac o en nuestro nombre, o con el consentimiento de los clientes.
Ni Aflac ni nuestros agentes divulgarán en el futuro información personal de carácter no público acerca de un ex cliente de Aflac salvo sea requerido o permitido por ley.
Confidencialidad y seguridad
Aflac y nuestros agentes salvaguardarán, conforme a las estrictas normas de seguridad y confidencialidad, toda información que obtengamos, recibamos o mantengamos acerca de los clientes de Aflac. Aflac mantiene protecciones administrativas, técnicas y materiales para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información y registros de nuestros clientes, para proteger en contra de posibles amenazas o peligros para tales registros y para proteger en contra del acceso o uso no autorizado de tales registros o información.
De manera interna, Aflac limita el acceso a la información de nuestros clientes a sólo aquellos empleados que necesitan tener acceso a la información para desempeñar sus tareas laborales. Los empleados que hagan un mal uso de la información están sujetos a acciones disciplinarias. De manera externa, no divulgamos información de los clientes a ningún tercero salvo que hayamos informado previamente al cliente acerca de la divulgación, habiendo sido autorizados para tal caso por el cliente, o la divulgación sea requerida o permitida por ley o por nuestros organismos reguladores.
